Interview: een inkijk in de bestuurswissel van H.S.R.V. Pelargos

Afgelopen zomer mocht het nieuwe bestuur van H.S.R.V. Pelargos aantreden. Bij een bestuurswissel komt veel kijken. Het nieuwe bestuur moet gekozen en vervolgens ingewerkt worden, er moet een jaarplan komen en ga zo maar door. In dit interview vertellen de oud-voorzitter en de nieuwe voorzitter van Pelargos alles over dit proces. Oud voorzitter Bauke van der Molen studeert internationale bestuurskunde aan de Haagse Hogeschool en de nieuwe voorzitter Stijn Westerhof is student International Relations and Organisations aan de Universiteit leiden.

Wat maakt het mooi om bestuurslid van Pelargos te zijn?
Het is een eer om bestuurslid te zijn van Pelargos: je krijgt van de vereniging het vertrouwen om voorloper te zijn en belangrijke besluiten te kunnen maken. Zo krijg je ontzettend veel verantwoordelijkheid en vrijheid. Je mag aan de slag met hele gave projecten en met belangrijke gesprekspartners. Er is geen angst dat het fout gaat, want er is een groot vangnet met oud-bestuursleden.

Oud-bestuursleden blijven een vangnet voor het zittende bestuur, hoe werkt dat?
De nieuwe voorzitter houdt een kort lijntje met de vorige voorzitter. Daarnaast blijven veel oud-voorzitters betrokken bij de vereniging door als sparringpartner bereikbaar te blijven voor het zittende bestuur. Oud-bestuursleden houden afstand van het werk van hun opvolgers en zorgen ervoor hen niet voor de voeten te lopen. Ze geven dan ook geen ongevraagd advies, maar wachten totdat het nieuwe bestuurslid met vragen komt. Verder neemt een oud-voorzitter een onderwerp of thema op zich en blijft zo altijd inhoudelijk betrokken bij Pelargos. Om de onderlinge betrokkenheid te versterken gaan de oud-voorzitters jaarlijks een weekend met elkaar weg en gaan de zittende bestuursleden ook bij elkaars ouders op bezoek. Zo ontstaan vriendschappen voor het leven.

Hoe begin je met de bestuursoverdracht en wat is de werkwijze?
Al in februari start het proces en voorbereiding van de bestuursoverdracht. Dit is een half jaar van te voren. We beginnen dan met de zogenaamde ‘bibo’s’. Dat zijn borrels voor potentiële bestuursleden die zich kunnen melden en een informeel gesprek kunnen voeren met het huidige bestuur. Na deze borrels kunnen geïnteresseerden hun CV en motivatie opsturen. Twee huidige bestuursleden en twee oud-bestuursleden vormen de sollicitatiecommissie en voeren vervolgens sollicitatiegesprekken met de sollicitanten. De benoeming is dan uiteindelijk half juli. Het nieuwe bestuur wordt wel al twee maanden voor de bestuurswissel gekozen. Vanaf dat moment loopt het nieuwe bestuur met het oude bestuur mee en wordt ze ingewerkt.

Hoe de procedure er precies uitziet hangt af van het aantal kandidaat-bestuursleden dat zich heeft aangemeld. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat te weinig kandidaat-bestuursleden zich aanmelden en dan moet het zittende bestuur leden gaan benaderen of ze willen solliciteren. Op dat moment kijkt het bestuur naar leden waarbij de bestuurskwaliteiten eerder al waren opgevallen.

Hoe verloopt de selectie en keuze voor de bestuursfuncties?
In eerste instantie wordt de keuze bepaald door de motivatie van de kandidaat-bestuursleden. Wat willen zij zelf graag? Welke functie ambiëren zij? En staan ze bijvoorbeeld liever op de voorgrond of achtergrond? Het is daarbij belangrijk niet blind te staren op de functies, maar vooral te kijken naar wat iemand kan en waar diegene in wil groeien. Leerdoelen worden ook al meegenomen in de sollicitatie. De sollicitatiecommissie, maakt de selectie voor het nieuwe bestuur. Hierna bespreekt het nieuwe bestuur onderling de keuzes van de commissie. Indien zij akkoord zijn, worden de kandidaat-bestuursleden voorgedragen aan de ALV.

Hoe zit dat met die leerdoelen?
Recent afgetreden voorzitter Bauke vertelt dat hij als leerdoel had gesteld om bij zakelijke contacten sociaal vaardiger te worden; hij stapte vaak direct op iemand af en liet meestal het sociale aspect van een gesprek weg. Hij werkte hier in zijn bestuursjaar bewust aan door dit leerdoel regelmatig te bespreken met medebestuursleden en oud-voorzitters. Bauke wilde ook kijken of hij dingen uit zijn studie direct kon toepassen op zijn rol als voorzitter. Zo kon hij zijn persoonlijke groei koppelen aan de bestuursfunctie.

Stijn vertelt dat zijn leerdoelen voor aankomend jaar zijn om beter te leren prioriteren en beter te leren hoe je elkaar ondersteunt vanuit de eigen kwaliteiten. Bauke vult aan dat het belangrijk is om met het bestuur als team ijkmomenten in te bouwen. Tijdens deze ijkmomenten kan het bestuur bespreken hoe ieder bestuurslid vordert met hun leerdoelen. Bauke stelt ook dat het als voorzitter belangrijk is om persoonlijke gesprekken te voeren met de medebestuursleden. Zo weet je als voorzitter goed wat iemand wil bereiken en dan kan je daarin meedenken. De belastbaarheid van studentenbesturen is daarbij een erg belangrijk onderwerp.

Het bestuur van Pelargos wisselt ieder jaar, hoe houd je als voorzitter inzicht in de mening van de leden en hoe toets je dat?
De lijn en doelen van Pelargos zijn vastgelegd in het beleid en in alle besluiten. Het is ook belangrijk hoe de besluiten worden genomen: vanuit het meerjarenbeleidsplan, door vragen en feedback van leden en doordat de voorzitter actief contact onderhoudt met oud-voorzitters. Het bestuur is daarnaast veel aanwezig op de vereniging en praat dus veel met de leden. Dat geeft weer vertrouwen in het bestuur; het is goed je dat te blijven realiseren en je gevoel te gebruiken en integer zijn is misschien wel het allerbelangrijkste.

De eerstejaarsleden zijn ook verplicht de namen van het zittende bestuur te kennen en worden hier bij activiteiten op de vereniging voortdurend op getoetst. Dit versterkt bekendheid en betrokkenheid. De bestuursleden zijn tot slot natuurlijk altijd aanwezig bij de activiteiten.

Hoe voert een jaarlijks wisselend bestuur een meerjarenbeleidsplan uit?
Het zittende bestuur bepaalt iedere vier jaar de missie en visie in een meerjarenbeleidsplan. Op basis van het lopende meerjarenbeleidsplan wordt het jaarplan voor het aankomende bestuursjaar geschreven. Het jaarplan wordt ook iedere keer gepresenteerd aan de leden van de vereniging. We bespreken de jaarplannen drie keer per jaar. Aan het begin van het jaar hebben we het over de te stellen doelen. Na een half jaar bespreken we de vorderingen en eventueel ook welke doelen we moeten bijstellen. Tot slot reflecteren we aan het einde van het jaar op de doelen. Door als bestuur veel te communiceren met de voorgangers en natuurlijk de leden, waarborgen we de continuïteit. Dit is vooral belangrijk bij grote beslissingen die een impact hebben op de lange termijn. Naast veel contact met de leden spreek je als bestuurslid ook veel met adviesorganen. We hebben bijvoorbeeld een Wedstrijd Advies Orgaan en een Raad van Advies.

Hoe zorg je ervoor dat je als voorzitter niet meegaat met het alledaagse en zo de langere termijn uit het oog verliest?
Door goed contact te onderhouden met de leden en de balans te bewaken tussen enerzijds wat op dat moment belangrijk is en anderzijds de doelen van het jaarplan en het meerjarenbeleidsplan. Ook moet je in de gaten te houden wat belangrijk is voor de actuele leden. Een voorbeeld is dat het goed is om je te realiseren dat de huidige leden met hun lidmaatschap ook betalen voor toekomstige projecten. Leden van een studentenroeivereniging zijn immers maar lid voor de duur van hun studie, maar investeren met hun contributiegeld wel in bijvoorbeeld nieuwe boten die misschien pas in gebruik worden gesteld als deze leden al weg zijn bij de vereniging.

Wat zijn belangrijke uitdagingen van dit moment?
Sociale veiligheidskwesties zijn een belangrijke uitdaging met veel verantwoordelijkheid voor het bestuur. De procedure na een melding moet duidelijk zijn en we moeten nadenken over sancties en de mate van de sanctie per type overtreding. Dit heeft gevolgen en impact voor leden, ook voor niet direct betrokken leden. De procedure en de sancties moeten dus zorgvuldig worden uitgewerkt en beschreven. We hebben hier het afgelopen jaar hard aan gewerkt.

Een uitdaging van heel andere aard is de komst van het nieuwe Roeicentrum Binckhorst, waar Pelargos en RV De Laak gezamenlijk gebruik van gaan maken. Hier wordt al meerdere jaren, en dus door opeenvolgende besturen, aan gewerkt. We hopen dat nog dit jaar de eerste paal in de grond zal worden geslagen.

Hoe vaak ervaart het bestuur van Pelargos de ondersteuning van de gemeente?
In Den Haag heeft de gemeente een grotere rol voor een studentenroeivereniging dan voor roeiverenigingen in andere steden. Dat komt doordat studentenroeiverenigingen in Nederland normaal gesproken zijn verbonden aan een universiteit en Den Haag geen universiteitsstad is. Persoonlijk contact met de gemeente is dus belangrijk omdat er in principe geen ondersteuning is vanuit de universiteit. Maar we hebben de Universiteit Leiden en hun steun toch nodig en dat gesprek is via de gemeente Den Haag op gang gekomen. We zien ook mogelijkheden in de ondersteuningsmogelijkheden via de aanpak Haagse Kracht Clubs waar afdeling Sport van de gemeente aan werkt. Ook is de ondersteuning door WSDH (Werken aan Sportstad Den Haag) intern bij Pelargos waardevol op de onderwerpen positieve sportcultuur, grensoverschrijdend gedrag en ledenbinding en -behoud. Via de gemeente zijn we gewezen op de ondersteuningsmogelijkheden door WSDH.

Zijn er nog onderwerpen die niet aan de orde zijn gekomen?
Een punt van aandacht is het welzijn van bestuurders van sportverenigingen. De druk voor een bestuurslid is groot. Het is ook belangrijk dit aan kandidaat-bestuurders mee te geven.